Registro horario: qué exige la ley ya y qué aplaza el Gobierno

El Ministerio de Trabajo ha vuelto a aplazar, a finales de julio de 2026, el nuevo decreto que obligaría a que el registro de jornada sea digital e interoperable con la Inspección de Trabajo: tras un informe crítico del Consejo de Estado, Trabajo y Economía han pactado dejar su aprobación para septiembre. Es la segunda vez este año que la fecha se mueve. Pero aquí está el matiz que muchas pymes pasan por alto: ese retraso no afecta a la obligación que ya existe. Desde 2019, el Real Decreto-ley 8/2019 exige a cualquier empresa española, sea cual sea su tamaño o sector, registrar diariamente la hora de inicio y fin de la jornada de cada trabajador. Esa ley sigue en vigor, se sigue inspeccionando y se sigue sancionando, con decreto nuevo o sin él.

Qué ha pasado esta semana con el nuevo decreto

Yolanda Díaz llevaba meses prometiendo tener listo antes del verano un decreto que obligara a que el fichaje dejara de poder hacerse en papel, hojas de cálculo o cuadrantes manuales, y pasara a un sistema digital, inalterable y con acceso directo para la Inspección de Trabajo. El Consejo de Estado emitió un dictamen crítico sobre el borrador, lo que ha forzado a Trabajo y al Ministerio de Economía a revisar el texto antes de llevarlo a Consejo de Ministros. El resultado, recogido por Que.es y El Debate esta última semana, es que la aprobación queda para septiembre, previsiblemente por real decreto-ley, sin pasar por un debate parlamentario largo.

Lo que se sabe del texto en preparación: el fichaje tendría que ser digital para toda empresa, con acceso en tiempo real para la Inspección de Trabajo, la representación legal de los trabajadores y cada empleado sobre sus propios registros, y con capacidad para distinguir horas ordinarias de extraordinarias. Nada de esto está aprobado todavía —conviene no dar por hecho fechas ni sanciones concretas de una norma que sigue en tramitación—, así que lo prudente es centrarse en lo que sí es exigible hoy.

Lo que ya exige la ley, sin esperar a ningún decreto nuevo

El RD-ley 8/2019 no es una novedad: lleva siete años en vigor y establece, como mínimo, que cualquier empresa debe:

• Registrar diariamente la hora de inicio y fin de la jornada de cada trabajador, incluidas las pausas si el convenio o la empresa así lo establecen.
• Conservar los registros durante 4 años, a disposición de los propios trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
• Permitir la consulta de ese histórico cuando lo pidan trabajador, comité de empresa o inspector, sin dilación.

La ley no impone un sistema concreto: papel, Excel firmado o una app sirven siempre que el registro sea fiable y verificable. El problema en la práctica es que el papel y el Excel manual son fáciles de manipular o de olvidar, y son precisamente los que más incidencias generan en una inspección.

Lo que arriesga una empresa que no cumple

No llevar registro de jornada, llevarlo de forma incompleta o no conservarlo el tiempo exigido se tipifica como infracción grave del artículo 7.5 del Estatuto de los Trabajadores en relación con la LISOS, con sanciones que van de 751 € a 7.500 € por centro de trabajo, según la gravedad, la reincidencia y el número de trabajadores afectados. Es una multa que se aplica hoy, no una amenaza a futuro ligada al nuevo decreto.

Cómo poner tu empresa al día antes de septiembre

1. Audita cómo ficha hoy tu plantilla. Si el sistema actual es papel, un Excel sin control de cambios o “de memoria”, es el primer punto a corregir: no resistiría bien una inspección aunque técnicamente exista un registro.
2. Pasa a un sistema digital ya, aunque el nuevo decreto no esté aprobado. Adelantarte evita una migración de urgencia cuando la norma entre en vigor, y ya te protege frente al régimen sancionador actual.
3. Verifica que el sistema conserva 4 años de histórico y que trabajador, representación legal e Inspección pueden consultarlo sin depender de que alguien de administración lo busque a mano.
4. Documenta turnos partidos y horas extra por separado: es uno de los puntos que más revisa la Inspección de Trabajo en una visita.

Aquí en Evicron desarrollamos y mantenemos QWorker, nuestro propio software de control horario, precisamente porque vimos que muchas pymes se quedaban a medio camino entre el papel y una solución cara pensada para grandes plantillas. Permite fichar desde el móvil, el navegador o una tablet compartida con NFC, incorpora firma digital semanal de los registros y los conserva los 4 años que exige la ley, con el histórico listo para una inspección. Está desde 2,50 €/trabajador/mes, sin permanencia y con prueba gratuita sin tarjeta.

Si tu caso no encaja en una solución estándar

No todas las empresas encajan en un SaaS genérico: gestorías que gestionan decenas de empresas cliente, negocios con turnos muy particulares o que necesitan integrar el registro horario con un ERP o ecommerce ya existentes suelen necesitar algo hecho a medida. En consultoría IA y de software para empresas analizamos primero qué sistema encaja de verdad con tu operativa —estándar o a medida— antes de recomendar nada.

En resumen

El nuevo decreto de registro horario digital se aplaza a septiembre por segunda vez este año, tras el frenazo del Consejo de Estado. Pero el RD-ley 8/2019 sigue obligando hoy mismo a registrar la jornada de cada trabajador, conservarla 4 años y tenerla lista para la Inspección, con sanciones de hasta 7.500 € por centro de trabajo si no se cumple. Esperar a septiembre para digitalizar el fichaje solo añade riesgo: la obligación de fondo ya existe.

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