Control horari amb IA: quan el teu fitxatge és 'alt risc'

Moltes pimes que renoven el control horari només es fixen en el RD-llei 8/2019: que registri entrada i sortida, que sigui traçable, que aguanti una inspecció. Però cada cop més proveïdors afegeixen “IA” a la fitxa del producte —detecció de frau en el fitxatge, predicció d’absentisme, reconeixement facial en lloc de targeta— sense que ningú es pregunti si això canvia de règim legal el sistema. A Evicron, estudi d’IA i software a mida de Barcelona, ho veiem quan avaluem eines per a clients: la pregunta que falta no és “compleix el registre de jornada?”, sinó “quin tipus de sistema d’IA és, això, segons el Reglament europeu?”.

Un lector d’empremta no és “IA d’alt risc” per si sol

El Reglament d’IA (AI Act) classifica com a alt risc els sistemes de l’Annex III dedicats a “ocupació, gestió de treballadors i accés a l’autoocupació”, una categoria que inclou explícitament els sistemes destinats a supervisar i avaluar el rendiment i el comportament de les persones treballadores. Aquí és on molts productes de control horari “amb IA” entren sense que el fabricant ho anunciï: un panell que puntua la puntualitat, detecta patrons de fitxatge “sospitosos” o prediu quins empleats demanaran baixa no és només un rellotge de fitxar, és un sistema que influeix en decisions sobre persones.

La distinció importa perquè no és automàtica. Un lector d’empremta o un reconeixement facial que només registra l’hora d’entrada, sense inferir ni puntuar res, no converteix el sistema en “IA d’alt risc” de l’Annex III —aquí no hi ha decisió automatitzada sobre la persona—. Però sí que activa una altra normativa, independent del Reglament d’IA: la de dades biomètriques.

La biometria no espera el Reglament d’IA: ja la regula l’AEPD

L’Agència Espanyola de Protecció de Dades va publicar una guia específica sobre control de presència biomètric que continua vigent i s’aplica avui, al marge de qualsevol termini de l’AI Act. El seu criteri, resumit: l’empremta dactilar o el reconeixement facial són dades de categoria especial, i fer-les servir per fitxar rarament supera el test de necessitat i proporcionalitat davant alternatives menys intrusives —targeta NFC, PIN, app—. L’AEPD també ha deixat clar que el consentiment del treballador no val com a base legal, perquè la relació de subordinació laboral impedeix que sigui realment lliure. A la pràctica, això obliga a documentar una avaluació d’impacte abans d’instal·lar qualsevol sistema biomètric de fitxatge, tal com recull també l’anàlisi de PwC sobre aquest criteri.

Què s’exigeix ja i què té marge fins al 2027

Convé no barrejar tres calendaris diferents:

• RD-llei 8/2019 (registre de jornada): vigent des del 2019, exigible avui, sense relació directa amb la IA.
• Transparència del Reglament d’IA (article 50): exigible des del 2 d’agost de 2026, i ja sancionable per l’AESIA. Si el teu sistema fa servir IA per prendre o suggerir decisions sobre el personal, avisar-ne ja no és opcional.
• Alt risc de l’Annex III (inclosa la supervisió de rendiment): té marge d’adaptació fins al 2 de desembre de 2027, però això només ajorna el paperam complet —avaluació de conformitat, supervisió humana documentada—, no eximeix de començar a classificar el sistema ja.
• Biometria (AEPD): no depèn de cap termini del Reglament d’IA. Si ja fitxes amb empremta o cara, l’obligació de justificar necessitat i proporcionalitat és d’avui.

Quatre preguntes per auditar el teu control horari

1. El sistema captura una dada biomètrica a cada fitxatge (empremta, cara) o només fa servir targeta, PIN o app? Si és el primer, necessites l’avaluació d’impacte de l’AEPD abans de continuar-lo fent servir.
2. Alguna funció del panell “puntua”, “detecta anomalies” o “prediu” alguna cosa sobre una persona concreta, més enllà de sumar hores? Si és així, probablement entres a l’Annex III d’ocupació.
3. El proveïdor documenta quin model fa servir i com arriba a aquestes conclusions? Si no t’ho pot explicar, tampoc podràs explicar-ho tu a la Inspecció de Treball ni a l’AESIA.
4. Hi ha una alternativa menys intrusiva que cobriria el mateix objectiu —control de presència fiable— sense biometria ni scoring? Si n’hi ha, és la que exigeix fer servir l’AEPD.

Si la teva empresa falla en la primera o la segona pregunta, no és motiu de pànic —l’Annex III dona marge fins al 2027—, però sí que és el moment de començar a documentar, no d’esperar que arribi una inspecció per esbrinar-ho.

Com ho enfoquem a Evicron

Desenvolupem i mantenim QWorker, el nostre software de control horari: fitxatge per mòbil, navegador o NFC compartit, amb signatura digital setmanal i traçabilitat completa, sense biometria ni scoring de comportament. És una decisió deliberada: cobreix el que exigeix el RD-llei 8/2019 sense afegir una capa de risc regulatori que la majoria de pimes ni necessita ni vol gestionar.

Si la teva empresa ja fa servir —o està valorant— fitxatge biomètric o un panell amb detecció d’anomalies, a consultoria d’IA per a empreses revisem primer quin tipus de sistema és realment segons el Reglament d’IA i l’AEPD, abans de recomanar si convé mantenir-lo, ajustar-lo o substituir-lo. El tema relacionat ja el vam cobrir amb detall a la nostra guia sobre què exigeix l’AESIA i com sanciona i a la classificació completa de nivells de risc del Reglament d’IA.

En resum

No tot control horari “amb IA” és un sistema d’alt risc, però tampoc és neutre per defecte: si puntua, detecta patrons o prediu comportament d’una persona treballadora, entra a l’Annex III d’ocupació del Reglament d’IA; si fa servir empremta o cara, entra en el terreny —ja exigible avui— de l’AEPD. Confondre “té IA” amb “compleix la llei” és l’error més car de detectar tard.

Vols que revisem si el teu control horari actual —amb IA o sense— és al costat correcte d’aquesta equació? Escriu-nos: la primera consultoria és gratuïta i responem en menys de 24 hores.