Control horari en empreses petites: quines opcions hi ha el 2026

El 35% dels autònoms i pimes espanyoles encara fitxa en paper o Excel, i un 34% ni tan sols sap que el registre digital serà obligatori, segons l’Observatori TeamSystem, un estudi d’Ipsos fet a partir de 1.200 entrevistes a empreses, autònoms i gestories, recollit per MuyPymes i ChannelPartner. Només un 10% ja fa servir una app mòbil per fer-ho. A Evicron, estudi d’IA i software a mida de Barcelona, parlem cada setmana amb negocis de 3, 5 o 10 persones que donen per fet que “això és cosa d’empreses grans” — i no ho és. Aquesta guia explica què exigeix realment la llei si tens poca plantilla i quines opcions tens sense haver de contractar ningú de RRHH per gestionar-ho.

Sí, t’aplica encara que siguis petit

El Reial decret llei 8/2019 no distingeix per mida: obliga qualsevol empresa espanyola, tingui un treballador o cinc-cents, a registrar diàriament l’hora d’inici i fi de la jornada de cada treballador, conservar aquest registre 4 anys i posar-lo a disposició del mateix treballador, la seva representació legal i la Inspecció de Treball sense dilació. Ho expliquem amb més detall, incloses les sancions que arrisca una empresa que no compleix, a la nostra guia sobre el registre horari digital. El nou decret que exigirà que el fitxatge sigui digital i inalterable segueix ajornat a setembre, però aquest retard no afecta l’obligació de fons, que porta set anys en vigor i ja se sanciona avui.

Per què el paper i l’Excel fallen abans en una empresa petita

Amb poca plantilla sembla que un quadern o un full de càlcul hauria de bastar, però a la pràctica és al revés: com menys marge d’error té el negoci, més car surt un error.

• No hi ha qui ho revisi. En una empresa gran, RRHH audita els registres. En una de 5 persones, normalment ningú els mira fins que arriba una inspecció — i llavors ja és tard.
• S’edita sense deixar rastre. Un Excel corregit a mà no demostra res davant d’un inspector: no és un registre fiable i verificable, encara que existeixi.
• Un sol despistat pesa més. Si un treballador s’oblida de fitxar en una plantilla de 200 persones, és soroll estadístic. Si passa en una de 4, és mitja plantilla sense registre aquell dia.
• El propietari també fitxa. En negocis petits, qui gestiona el paper sol ser la mateixa persona que hauria d’estar fitxada, i acaba sent el primer registre que es salta.

Quines opcions reals hi ha amb poca plantilla

• Paper o Excel signat a mà. És legal si el registre és fiable, però exigeix disciplina diària que rarament es manté més d’uns mesos, i no hi ha defensa fàcil si falta un dia.
• Apps gratuïtes o molt bàsiques. Cobreixen el fitxatge simple (entrada i sortida), però gairebé cap inclou conservació garantida de 4 anys, signatura digital periòdica o exportació llesta per a una inspecció — cal mirar la lletra petita abans de confiar-hi.
• Software pensat per a poca plantilla. Aquí sí que compensa mirar una eina amb cost per treballador, sense mínims de contractació. QWorker, el nostre propi programari de control horari, està pensat per a això: fitxatge des del mòbil, el navegador o una tauleta compartida amb NFC, signatura digital setmanal i conservació dels 4 anys que exigeix la llei, des de 2,50 €/treballador/mes, sense permanència i amb prova gratuïta sense targeta — amb 3 o 4 treballadors, el cost mensual és inferior a un sopar d’empresa.

Si a més vols comparar funcions amb més detall abans de decidir, tenim una guia completa per escollir programari de control horari amb els errors més cars i què mirar al contracte.

Què mirar si tens entre 1 i 15 treballadors

1. Que no cobri per “mínim de places”. Algunes eines per a pimes en realitat estan pensades per a 20+ treballadors i penalitzen qui en té menys.
2. Que el fitxatge sigui igual de simple per a tothom. Si el sistema és complicat, en una plantilla petita un sol treballador que l’eviti ja és un problema visible.
3. Que no depenguis de tu mateix per revisar-ho. Busca avisos automàtics de fitxatges oblidats, no un procés manual que només funciona si te’n recordes.
4. Que puguis donar-te de baixa sense penalització si el negoci canvia de mida o de sistema.

Quan convé anar més enllà d’una app estàndard

Si portes diversos negocis sota la mateixa gestoria, tens torns molt particulars o necessites connectar el fitxatge amb un ERP o un sistema de nòmines ja existent, una app genèrica es queda curta fins i tot amb poca plantilla. A la nostra consultoria de software per a empreses mirem primer què encaixa de veritat amb la teva operativa abans de recomanar res, estàndard o a mida.

En resum

El control horari és obligatori per a qualsevol empresa espanyola des del 2019, tingui la plantilla que tingui, i un terç de les pimes i autònoms segueix exposat fitxant en paper o Excel. Amb poca plantilla l’error es nota abans i surt més car, però la solució també és més barata del que sembla: des de 2,50 €/treballador/mes amb una eina pensada per a això, sense necessitat de contractar ningú que ho gestioni.

Vols saber si el control horari de la teva empresa aguantaria una inspecció avui mateix? Escriu-nos: la primera consultoria és gratuïta i responem en menys de 24 hores.