Apps per fitxar gratis: què cobreixen i on fallen per complir la llei

Buscar “app control horari gratis” a Google retorna sobretot eines internacionals com Jibble o Clockify: plans gratuïts generosos, usuaris il·limitats, geolocalització inclosa. El que no apareix a cap de les seves pàgines és la paraula “RD-llei 8/2019” ni “Inspecció de Treball”. A Evicron, estudi d’IA i software a mida de Barcelona, desenvolupem i mantenim QWorker, el nostre propi programari de control horari, i aquesta guia explica amb què et trobes si tries una app gratuïta per fitxar i en quin punt exacte comença a quedar-se curta per a una empresa espanyola.

Què ofereix de veritat un pla gratuït

El pla gratuït de Jibble és sorprenentment complet: usuaris il·limitats, geolocalització, reconeixement facial per verificar el fitxatge, gestió de permisos i notificacions de fitxatges tardans, tot sense cost. Clockify aposta per alguna cosa més senzilla —registre d’hores bàsic— però també sense límit d’usuaris a la seva capa gratuïta. Per a un equip petit que només necessita saber quantes hores treballa cada persona, qualsevol de les dues cobreix el mínim funcional sense gastar ni un euro.

Per què “gratis” no és sinònim de “compleix la llei”

El problema no és la funció, és el disseny. Són productes globals, amb preus pensats en dòlars i una interfície traduïda però no adaptada a la normativa espanyola. El Reial decret llei 8/2019 exigeix que el registre de jornada sigui fiable i verificable —signatura periòdica, historial inalterable, accés directe per a treballador i Inspecció de Treball, conservació de 4 anys— i cap d’aquestes apps globals garanteix aquest estàndard ni el menciona a la seva documentació. Ho expliquem amb el detall complet, inclosa la sanció que arrisca una empresa que no compleix, a la nostra guia sobre el registre horari digital. Confiar en un “sí, hi ha un registre” no n’hi ha prou si aquest registre no resisteix que un administrador l’editi sense deixar rastre.

La trampa de la biometria

Aquí hi ha el risc que menys es veu venir: el reconeixement facial que Jibble ofereix com a funció gratuïta “de valor afegit” no és, en general, un mètode legal per registrar la jornada a Espanya. L’ús de dades biomètriques (empremta dactilar, reconeixement facial) per fitxar està subjecte a un règim molt restrictiu sota el RGPD i la normativa espanyola de protecció de dades, i només s’admet en supòsits excepcionals i justificats —no com a opció per defecte per controlar l’hora d’entrada. Activar aquesta funció perquè “ve inclosa gratis” pot convertir una app pensada per estalviar diners en un problema de protecció de dades afegit al de control horari.

Quan un pla gratuït és realment suficient

Té sentit si l’equip és molt petit (dues o tres persones), l’horari és senzill i estable, i ningú de l’equip espera créixer ni canviar de sistema en els propers mesos. En aquest escenari, una eina gratuïta ben configurada —sense biometria, amb exportació regular a PDF com a suport— pot ser un punt de partida raonable mentre l’empresa decideix si necessita alguna cosa més.

Quan convé passar a alguna cosa de pagament

Tan bon punt apareix qualsevol d’aquests senyals, el pla gratuït deixa de compensar:

• Torns partits, diverses seus o feina en ruta, on la geolocalització i els permisos per rol deixen de ser un extra i passen a ser imprescindibles.
• Necessitat real de defensar el registre davant una inspecció, amb signatura digital periòdica i historial que ningú pugui alterar sense deixar rastre.
• Suport en català o castellà quan alguna cosa falla un dilluns al matí amb tota la plantilla fitxant alhora.
• Integració amb nòmines o RRHH, que gairebé cap capa gratuïta inclou sense pagar un mòdul addicional.

Repassem la resta de criteris —què preguntar, quins errors surten cars, quant costa orientativament— a la nostra guia completa per escollir programari de control horari. Com a referència d’una solució pensada per a pimes espanyoles: QWorker costa des de 2,50 €/treballador/mes, sense permanència i amb prova gratuïta sense targeta, amb signatura digital setmanal i l’historial de 4 anys llest per a una inspecció des del primer dia.

En resum

Jibble i Clockify no són eines dolentes: són productes globals, generosos a la seva capa gratuïta, però construïts sense pensar en el RD-llei 8/2019 ni en la Inspecció de Treball espanyola, i alguna fins i tot t’empeny cap a la biometria que a Espanya trepitja terreny legal delicat. Per a un equip mínim i estable poden bastar; quan el negoci creix o una inspecció deixa de ser hipotètica, el cost de seguir gratis deixa de ser zero.

Vols que revisem si el control horari de la teva empresa aguantaria una inspecció avui? Escriu-nos: la primera consultoria és gratuïta i responem en menys de 24 hores.