CRM a mida amb IA: quan compensa i quan no

L’ús d’IA a les empreses espanyoles de 10 o més treballadors va passar del 12,4% al 21,1% entre 2023 i 2024, segons l’INE; a les de menys de 10 treballadors es queda en el 13,4%. Aquest salt porta moltes pimes a fer-se una pregunta molt concreta sobre la seva gestió comercial: si la IA ja entra al dia a dia, té sentit pagar una llicència de CRM genèric per cada usuari, o construir alguna cosa pròpia que ja neixi amb aquesta capa integrada? A Evicron, estudi d’IA i software a mida de Barcelona, cada cop més clients ens ho pregunten, i la resposta honesta és: depèn, i gairebé sempre menys del que el client es pensa d’entrada.

Què diferencia un CRM a mida d’un de genèric

Un CRM SaaS com HubSpot, Salesforce o Zoho ven un procés comercial ja pensat: pipeline d’oportunitats, contactes, tasques, algun mòdul d’IA generativa per redactar correus o resumir trucades. Encaixa bé quan el procés de venda de l’empresa s’assembla al de la majoria —captar un lead, qualificar-lo, pressupostar, tancar— i el cost per llicència (entre 15 i 150 €/usuari/mes segons el pla) queda per sota del valor que aporta.

Un CRM a mida parteix al revés: primer es mira com treballa realment l’equip —quines dades gestiona, en quin format li arriben, què decideix una persona i què podria decidir un sistema— i es construeix el software al voltant d’això, no al contrari. La diferència no és estètica, és d’encaix: com més vegades el procés de l’empresa no cap a les pantalles que porta el SaaS, més temps es perd en solucions alternatives per esquivar l’eina.

Quan compensa

• El procés no és estàndard. Si hi ha estats intermedis, rols o validacions que cap CRM genèric contempla de sèrie, cada mes d’ús són hores perdudes en fulls de càlcul paral·lels “perquè el CRM no ho fa”.
• La IA ha de treballar sobre dades pròpies i sensibles. Digitalitzar documents, extreure camps de formularis en paper o respondre preguntes sobre la base de dades en llenguatge natural exigeix integrar el model directament contra les dades del negoci, no enganxar un connector genèric sobre un SaaS de tercers.
• El volum d’usuaris creix ràpid. Amb equips comercials grans, el cost per llicència d’un SaaS escala de manera lineal per sempre; un desenvolupament propi té un cost fix de construcció i manteniment, no una factura que puja cada vegada que es contracta algú.
• Hi ha sistemes antics per integrar. Un ERP propi, un històric en paper, una base de dades antiga: com més particular és el que cal connectar, menys sentit té forçar-ho dins de les integracions que ofereix un SaaS.

Quan no compensa

Si l’equip comercial és petit, el procés de venda és raonablement estàndard i no hi ha pressupost ni urgència per a un desenvolupament, un SaaS genèric —o fins i tot el seu pla gratuït— continua sent l’opció més raonable. Construir un CRM a mida per digitalitzar un procés que cap perfectament a HubSpot és gastar en desenvolupament el que s’estalviaria amb una llicència de 50 €/mes durant anys. La pregunta que de veritat separa un cas de l’altre no és la mida de l’empresa, sinó com d’igual és el seu procés al que ja ve resolt de fàbrica.

Un cas real: el CRM d’Hipteca

Hipteca, assessoria hipotecària catalana, treballava amb fitxes de pre-estudi emplenades a mà durant la visita al client: una trentena de dades per fitxa —ingressos, contracte, CIRBE, banc— que després algú havia de transcriure. Cap CRM genèric resol això de sèrie. Vam dissenyar un sistema a mida en què Claude (Anthropic) digitalitza automàticament cada fitxa manuscrita, extraient els camps estructurats en segons, i un assistent conversacional respon preguntes sobre la base de dades real del negoci, sense inventar xifres. L’agenda també se sincronitza amb el mòbil de cada comercial via un feed de calendari. És el mateix patró que vam aplicar a ForConnect, on el CRM comercial forma part d’un marketplace més ampli en lloc de ser una peça separada.

Quant costa i com es comença

Un desenvolupament d’aquest tipus, amb arquitectura pròpia tipus SaaS, parteix d’uns 12.000 €, amb pressupost tancat després d’una sessió de descobriment gratuïta. Treballem en sprints setmanals, amb una primera demo navegable a la segona setmana —per decidir amb alguna cosa davant els ulls, no sobre un document de requisits— i resposta a incidències en menys de 24 hores. El codi és del client des del primer dia: sense dependència d’un proveïdor ni lock-in.

Si la teva empresa s’està plantejant si el seu procés comercial es mereix un CRM a mida o si un SaaS genèric ja li serveix, escriu-nos: a la primera conversa, dins de la nostra consultoria d’IA per a empreses, sortim amb una resposta concreta sobre què compensa en el teu cas, no amb un discurs genèric sobre els avantatges de la IA.