CRM a mida: quan compensa davant de Salesforce o HubSpot

Cada vegada més pimes catalanes topen amb el mateix mur: Salesforce, HubSpot o Zoho cobreixen el 80 % del que necessiten i cobren llicència per usuari pel 100 %. A Evicron, estudi d’IA i software a mida de Barcelona, portem des del 2019 desenvolupant CRMs propis per a empreses de tot Europa, i aquesta guia resumeix quan compensa de debò encarregar-ne un, quan és millor quedar-se amb una eina estàndard i què preguntar abans de signar un pressupost.

Què és un CRM a mida (i en què es diferencia d’un d’estàndard)

Un CRM estàndard —Salesforce, HubSpot, Zoho, Pipedrive— és software genèric pensat per encaixar en el màxim d’empreses possible: camps configurables, automatitzacions predefinides, integracions via marketplace. És barat de començar i ràpid de desplegar, però el preu real no és la quota mensual: és adaptar el teu procés comercial al motlle de l’eina, i pagar per usuari encara que només facis servir una fracció de les funcions.

Un CRM a mida inverteix la lògica: es construeix des de zero per replicar el procés comercial o operatiu real de la teva empresa, amb els camps, fluxos i validacions que el teu equip ja fa servir —no els que el fabricant va decidir que tothom necessita—. No hi ha llicència per usuari ni límit de registres, i el codi queda en propietat de l’empresa.

Quan compensa un CRM a mida

Té sentit plantejar-ho quan es compleixen dues o més d’aquestes condicions:

• El procés comercial és el teu avantatge competitiu i no cap en els camps estàndard d’un CRM genèric: scoring propi, documentació específica del sector, fluxos d’aprovació a mida.
• Ja fas servir fulls de càlcul o diversos sistemes que no es parlen entre ells, i l’equip perd temps passant dades d’un costat a l’altre a mà.
• El cost per usuari de la llicència estàndard creix més ràpid que l’equip i ja pesa com una partida fixa rellevant del negoci.
• Necessites encreuar el CRM amb IA aplicada —un assistent que consulti la base de dades, OCR que digitalitzi documents, scoring automàtic— i l’eina estàndard no ho permet sense pagar mòduls addicionals que tampoc encaixen del tot.

Quan encara NO compensa

Si un CRM estàndard cobreix el 90 % de la teva operativa i el 10 % restant són excepcions puntuals, fes-lo servir: la majoria de pimes no necessiten software propi per gestionar contactes i oportunitats. Tampoc compensa si l’equip comercial és de dues o tres persones amb un procés senzill, o si encara no tens clar quin és el teu procés real —construir a mida una cosa que encara canvia cada mes surt car dues vegades.

Un cas real: el CRM hipotecari d’Hipteca

Per a Hipteca vam desenvolupar un CRM a mida que va substituir els fulls de càlcul amb què gestionaven les seves operacions hipotecàries. Inclou OCR que digitalitza fitxes manuscrites —uns 30 camps per foto, sense escriure res a mà— i un assistent conversacional que consulta la base de dades per resoldre preguntes de l’equip a l’instant. És l’exemple típic de procés que cap CRM genèric resol de fàbrica: la fitxa hipotecària manuscrita no és un camp estàndard de Salesforce.

Què costa i quant triga

A Evicron, un CRM a mida s’emmarca dins del desenvolupament de software a mida: les plataformes amb lògica de negoci pròpia parteixen de 12.000 €, amb un termini típic de 3 a 6 mesos segons l’abast. El procés té quatre fases —descobriment, disseny, desenvolupament, llançament i suport— amb sprints setmanals i la primera demo navegable a la setmana 2, per validar que el flux real encaixa abans de construir la resta. El pressupost queda tancat després del descobriment gratuït: sense sorpreses a mitja feina.

Què preguntar abans d’encarregar un CRM a mida

1. De qui és el codi en acabar? La resposta correcta és “teu, sense excepcions”. Si implica quedar-te lligat al proveïdor, és un senyal d’alarma.
2. Com migren les meves dades actuals? Un CRM a mida seriós inclou un pla de migració des dels fulls de càlcul o el sistema anterior, no només la pantalla nova.
3. Qui el manté quan acabi el projecte? Un CRM no és “construeix-lo i oblida’l”: creix amb el negoci i necessita algú que el mantingui.
4. Puc començar amb l’essencial i ampliar després? Un projecte ben plantejat separa el nucli imprescindible de les millores que poden esperar a una segona fase.

La decisió, en una frase

Si el procés que vols posar al CRM és el mateix que té qualsevol empresa de la teva mida, agafa una eina estàndard i estalvia temps. Si és la part del teu negoci que us fa diferents de la competència, un CRM a mida deixa de ser un luxe i passa a ser una inversió que es paga sola en llicències que deixes de pagar cada mes.

A Evicron analitzem el teu cas concret en una sessió de descobriment gratuïta, sense compromís, i et diem amb franquesa si et compensa un CRM a mida o si en tens prou configurant millor el que ja tens. Escriu-nos: responem en menys de 24 hores.